Αδυναμίες και Ελλείψεις στη Δημόσια Υπηρεσία

Αδυναμίες και Ελλείψεις στη Δημόσια Υπηρεσία

του Ανδρέα Μ. Λαμπριανού,

Εφόρου Εσωτερικού Ελέγχου

της Δημοκρατίας

 

Η Κυπριακή Δημοκρατία αναγνωρίζοντας την αναγκαιότητα για εκσυγχρονισμό της Δημόσιας Υπηρεσίας και λαμβάνοντας υπόψη το ανταγωνιστικό περιβάλλον της Ευρωπαϊκής Ένωσης καθώς και τις νέες απαιτήσεις που επιβάλλονται από τις αρχές της καλής διακυβέρνησης, θέσπισε στις 25 Ιουλίου 2003 τον περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμο, βάσει του οποίου ιδρύθηκε η ανεξάρτητη Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου της Δημοκρατίας. 

Αποστολή της Υπηρεσίας ως η κεντρική αρχή για τη διενέργεια εσωτερικού ελέγχου στις Κρατικές Υπηρεσίες, είναι η προώθηση της χρηστής χρηματοοικονομικής διαχείρισης στο Δημόσιο Τομέα μέσω της ενδυνάμωσης των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου και της βελτίωσης των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων και διακυβέρνησης των Κρατικών Υπηρεσιών, διασφαλίζοντας έτσι την εύρυθμη λειτουργία τους.  Ο ρόλος της είναι συμβουλευτικός προς τις Διευθύνσεις των Υπουργείων/ Τμημάτων/ Υπηρεσιών, για την εφαρμογή των κατάλληλων διαδικασιών.

Σε αυτά τα πλαίσια, η Υπηρεσία έχει διενεργήσει με επιτυχία τα τελευταία χρόνια ελέγχους που έχουν καταλήξει σε σειρά εποικοδομητικών συστάσεων προς τις αρμόδιες Διευθύνσεις για την εφαρμογή των κατάλληλων διαδικασιών όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου.  Μέσα στα πλαίσια των πιο πάνω ελέγχων, η Υπηρεσία έχει επιτύχει σημαντικές καινοτομίες και επιτεύγματα μέσω της διενέργειας ελέγχων σε οριζόντια θέματα τα οποία άπτονται της αρμοδιότητας είτε αριθμού Κρατικών Υπηρεσιών είτε ακόμη του συνόλου της Δημόσιας Υπηρεσίας.   

Πρόσθετα, η Υπηρεσία αναγνωρίζοντας τη στρατηγική σημασία της μηχανογράφησης στο Δημόσιο και το γεγονός ότι η μηχανογράφηση αποτελεί πλέον καταλυτικό μέσο για τη βελτίωση της αποδοτικότητας,  αποτελεσματικότητας και οικονομικότητας της κρατικής μηχανής, δημιούργησε εξειδικευμένο κλιμάκιο με σκοπό τη διενέργεια ελέγχων και στα μηχανογραφικά συστήματα της Δημόσιας Υπηρεσίας.  Οι εν λόγω έλεγχοι συμπληρώνουν και ενδυναμώνουν το ελεγκτικό της έργο, προσθέτοντας παράλληλα αξία και βελτιώνοντας περαιτέρω τα συστήματα των ελεγχόμενων οργανισμών.  Τα τελευταία χρόνια, η Υπηρεσία διενήργησε ένα μεγάλο αριθμό τέτοιων εξειδικευμένων ελέγχων σε νευραλγικά και κρίσιμα συστήματα και εφαρμογές του Δημοσίου, παρέχοντας μέσω τους πολύτιμες εισηγήσεις και συστάσεις για την αντιμετώπιση κενών ασφαλείας, την περαιτέρω θωράκιση και ενδυνάμωση τους. 

Όπως θα ήταν άλλωστε αναμενόμενο, οι έλεγχοι της Υπηρεσίας τα τελευταία χρόνια έχουν καταδείξει διάφορες αδυναμίες και ελλείψεις στη Δημόσια Υπηρεσία.  Πιο συγκεκριμένα και όσον αφορά τον εσωτερικό έλεγχο στις Κρατικές Υπηρεσίες, τα κυριότερα κοινά ευρήματα περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: 

Ø   Έλλειψη Διοικητικής Πληροφόρησης αφού αρκετές Υπηρεσίες λειτουργούν χωρίς να έχουν την αναγκαία διοικητική πληροφόρηση, είτε μηχανογραφημένα είτε χειρόγραφα, έτσι ώστε να βοηθείται η Διεύθυνση στη λήψη σωστών και τεκμηριωμένων αποφάσεων.

Ø   Έλλειψη Στρατηγικού Σχεδιασμού αφού παρατηρείται ότι δεν υπάρχει ικανοποιητικός στρατηγικός σχεδιασμός ώστε να καθορίζονται οι μεσοπρόθεσμοι στόχοι της κάθε Υπηρεσίας, καθώς και τα μέτρα που θα πρέπει να λάβει για την επίτευξή τους.

Ø   Ανεπαρκής Διοικητική Οργάνωση καθώς εντοπίζεται απουσία θεσμοθετημένης πολιτικής εναλλαγής του προσωπικού σε καίριες και ευαίσθητες θέσεις εργασίας.

Ø   Ανεπαρκής Προγραμματισμός Έργων με αποτέλεσμα να δημιουργούνται ανάγκες για πρόσθετες εργασίες ή/ και τροποποιήσεις σχεδίων μετά την ανάθεση των συμβάσεων, που θα μπορούσαν να είχαν προβλεφθεί εμπρόθεσμα.

Ø   Αδυναμίες σε Δημόσιες Συμβάσεις κυρίως όσον αφορά στην εφαρμογή του νομοθετικού πλαισίου αλλά και των βέλτιστων πρακτικών στη σύναψη δημόσιων συμβάσεων ενώ εντοπίζονται και αδυναμίες σε σχέση με την παρακολούθηση και τον έλεγχο της εφαρμογής τους.

Ø   Λειτουργικά Προβλήματα και Εξυπηρέτηση του Κοινού με λειτουργικές καθυστερήσεις στη διεκπεραίωση της εργασίας και στην εξυπηρέτηση του κοινού ενώ εντοπίζονται αδυναμίες στη χρήση εγχειριδίων, την αρχειοθέτηση εγγράφων και την καταχώρηση στοιχείων σε μηχανογραφικά συστήματα.

Ø   Ασφάλεια Χώρων Εργασίας και Φύλαξης Εγγράφων όπου  διαπιστώνονται προβλήματα στην ασφάλεια των χώρων εργασίας καθώς και αδυναμίες στις συνθήκες υπό τις οποίες εκτελούνται εργασίες σε Τμήματα/ Υπηρεσίες ενώ εντοπίζονται επίσης αρκετά κενά ασφάλειας στους χώρους όπου αποθηκεύονται έγγραφα εργασίας.

Όσον αφορά τις κυριότερες κοινές αδυναμίες και ελλείψεις που έχουν εντοπιστεί σε σχέση με τη διενέργεια ελέγχων μηχανογραφικών συστημάτων αυτές σχετίζονται κυρίως με τα ακόλουθα:

Ø   Εποπτεία και Διαχείριση της Ασφάλειας των Μηχανογραφικών Συστημάτων της Δημόσιας Υπηρεσίας καθώς δεν υπάρχει κάποιο εποπτικό όργανο υπεύθυνο για τη διαχείριση της ασφάλειας των μηχανογραφικών συστημάτων ούτε και κάποια εξειδικευμένη ομάδα ελέγχου και εποπτείας.

Ø   Πολιτικές και Διαδικασίες Ελέγχου Μηχανογραφικών Συστημάτων όπου παρατηρούνται ελλείψεις που αφορούν το περιβάλλον ελέγχου των μηχανογραφικών συστημάτων.

Ø   Διαδικασίες Θωράκισης και Ενδυνάμωσης των Μηχανογραφικών Συστημάτων και Εφαρμογών όπου παρατηρούνται ελλείψεις και αδυναμίες στη θωράκιση τους έναντι επιθέσεων από κακόβουλους εισβολείς.

Ø   Πρόληψη, Παρακολούθηση και Αντιμετώπιση Περιστατικών Ασφαλείας καθότι δεν υπάρχουν επαρκείς διαδικασίες για την πρόληψη, παρακολούθηση και αντιμετώπιση περιστατικών ασφαλείας καθώς και ελλείψεις στην εκπαίδευση και κατάρτιση του προσωπικού που επιλαμβάνεται την ασφάλεια των μηχανογραφικών συστημάτων.

Οι διάφορες αδυναμίες και ελλείψεις που εντοπίζονται μέσω των ελέγχων που έχει διεξάγει μέχρι σήμερα η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου υπό το φως και των δύσκολων οικονομικών συνθηκών που διέρχεται σήμερα ο τόπος μας, καθιστούν τον εσωτερικό έλεγχο, όπως ποτέ άλλοτε, ένα υπερ-πολύτιμο εργαλείο στα χέρια του κάθε οργανισμού αλλά και της Δημόσιας Υπηρεσίας στο σύνολό της.  Όραμα μου είναι να καταστεί η Υπηρεσία μας ένας από τους βασικούς πυλώνες του εκσυγχρονισμού και της αναμόρφωσης της Δημόσιας Υπηρεσίας διασφαλίζοντας την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα στη λειτουργία της κρατικής μηχανής στο σημερινό ανταγωνιστικό περιβάλλον της παγκοσμιοποιημένης οικονομίας.